苏州鸿鑫工程咨询有限公司受苏州市相城区退役军人事务局的委托，就区档案中心窗口接待服务及档案外包服务项目进行询价采购。欢迎具有能力提供所要采购正品货物并且具备足够技术保障能力的供应商参加响应。
一、项目概况
1、询价采购编号：HXZX2022-Q-X-049
2、本项目采购预算：人民币捌万伍仟元整（￥85000.00元）
二、合格询价响应供应商的条件
1、具有独立承担民事责任的能力；
2、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
3、具有履行合同所必须的设备和专业技术能力；
4、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；
5、参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；
6、法律、行政法规规定的其他条件；
三、采购内容
1、服务内容:（档案数字化）应符合苏州市档案数字化操作规程。（当年度或往年度新增档案、归档、窗口查档接待办理服务、入库档案日常维护）
（1）做好退役军人查档窗口接待和来访人员查档并做好登记。
（2）每天进行库房安全检查，包括温度湿度等，确保档案的保管环境。
（3）定期检查档案并做好记录，发现问题，及时向退役军人事务局汇报，采取有效措施（如对破损、霉变档案进行修裱)，确保档案的安全。
（4）按档案标准，做好当年和往年度新增档案整理和归档入库。
（5）目前总计在库档案数量412卷8233件。
2、服务要求：
（1） 档案整理服务质量应满足以下标准的要求：
2.1.1、GB/T 9705   文书档案案卷格式
2.1.2、GB/T 11921  照片档案管理规范
2.1.3、GB/T 11822  科学技术档案案卷构成的一般要求
2.1.4、GB/T 17678.1  CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求  
（2）电子文件归档与档案管理
2.2.1、GB/T 18894  电子文件归档与管理规范
2.2.2、GB/T 50323—2001  城市建设档案著录规范
2.2.3、GB/T 50328—2014  建设工程文件归档规范
2.2.4、DA/T 13  档号编制规则
2.2.5、DA/T 15  磁性载体档案管理与保护规范
2.2.6、DA/T 18  档案著录规则
2.2.7、DA/T 19  档案主题标引规则
2.2.8、DA/T 22  归档文件整理规则
2.2.9、DA/T 28  国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
2.2.10、DA/T 38  电子文件归档光盘技术要求和应用规范
2.2.11、DA/T 39  会计档案案卷格式
（3）档案数字化服务质量应满足以下标准的要求：
2.3.1、DA/T 31  纸质档案数字化技术规范
2.3.2、DA/T 43  缩微胶片数字化技术规范
（4）其他档案管理服务质量应满足国家、行业相关标准的要求。                         
三、其它说明
1、服务时间：2023年1月1日-2024年12月31日。
2、服务地点：成交单位周一至周五在苏州市相城区专业档案馆为采购方提供服务，并应主动接受采购方对工作场地的监督、检查。上班时间按照区专业档案中心工作时间，时间为上午9：00-下午17：00。
4、付款步骤：按季度结算费用，2023年3月初，2023年5月底，2023年8月初，2023年11月初采购方分别向成交单位支付相对应的实际季度总金额的90%。 剩余的合同总金额的10%采购方在下一年的2个月前向成交单位付清。
付款方式：银行汇票或转账。
5、知识产权：
成交方应保证需方免除且成交方承担由于需方在其本国使用该项目所需的产品和设计或其任何一部分时而引起第三方提出的侵犯专利权、商标权或工业设计权的起诉、行动、行政程序索赔、请求等以及需方为此而产生的损失和损害、费用和支出（包括但不限于律师费）。
四、采购内容的质量、技术和服务等要求
1、服务要求
（1）成交单位严格按照采购方的要求开展各项工作，指定项目负责人协调成交单位与采购方及相关单位的关系，为项目服务。
（2）实现服务承诺，及时完成各项服务。提高员工的工作效力，最大化的满足采购方的要求；当发生不可预见事情时，及时与采购方沟通，将损失降低到最小。
（3）成交单位在工作过程中造成的人员人身伤亡、财产损失等相应责任和后果均由成交单位自行承担。
五、响应报价要求
1、响应总报价包括完成该项工作所需的全部服务和货物的报价包括在承包期内服务需要的服务管理内容、人工、材料、管理、维护、保险、利润、税金、通讯器材、办公设备、器材、政策性文件规定及合同包含的所有风险、责任等各项应有费用。响应报价为最终报价，除非因特殊原因并经买卖双方协商同意，响应单位不得再要求追加任何费用。同时，除非合同条款中另有规定，否则，响应单位所报价格在合同实施期间不因市场变化因素而变动。
2、本项目的成交代理服务费为人民币2000元整。供应商在响应报价时应综合考虑该费用。
3、响应时可以对全部采购单元报价(本次采购为一个采购单元)，也可以对某一采购单元进行报价，但所响应采购单元内所要采购的全部内容应全部进行报价，只响应其中部分内容或出现选择性报价者，其报价将被拒绝。
4、报价货物为非进口产品。
5、缴纳代理服务费时，如供应商为增值税一般纳税人且需增值税专用发票的，则须提供开票信息。[注：仅对开票信息内容填写完整的供应商开具增值税专用发票。发票开出后一律不予退换。供应商须对所提供材料信息的真实性、准确性和完整性负责，因材料信息内容的差错缺漏等而导致的后果，由供应商自行承担。]
开票信息

报名单位公司名称
地址
电话
税号
开户行
银行账号

六、采购服务的付款方式
按季度结算费用，2023年3月初，2023年5月底，2023年8月初，2023年11月初采购方分别向成交单位支付相对应的实际季度总金额的90%。 剩余的合同总金额的10%采购方在下一年的2个月前向成交单位付清。
七、询价响应方式
（一）、响应文件的递交
1、询价响应文件递交截止时间：2022年12月23日上午9：30前，将响应文件密封送达指定地点。过时送达的响应文件将被拒绝。
询价响应文件递交地点：苏州鸿鑫工程咨询有限公司会议室（苏州市相城区嘉元路1018号元联大厦10层）
2、询价响应的评审时间和地点：本项目于2022年12月23日上午9：30整在苏州鸿鑫工程咨询有限公司会议室（苏州市相城区嘉元路1018号元联大厦10层）进行评审。
3、为保证在评审小组要求供应商解释或者澄清其响应文件时能够及时得到回复，在评审开始后，供应商应保持其响应文件上联系方式的通讯畅通；供应商法定代表人或授权代理人或自然人本人也可以直接到评审现场等候。供应商的澄清、说明或者更正应在评审小组向其提出澄清、说明或者更正要求后三十分钟内提交给评审小组。在评审期间、供应商应注意调整其行程安排，如评审小组联系未果（在十分钟内联系五次）或者供应商在三十分钟内未能按时提交的，则视为供应商放弃上述权利，相关后果自负。
（三）、响应文件的制作要求：
1、响应文件的组成：
（1）企业营业执照副本复印件。
（2）响应供应商法定代表人身份证复印件；
（3）响应供应商代理人身份证复印件（如有授权）；
（4）授权委托书（如有授权）（格式见附件一）；
（5）服务方案，服务时间，付款方式等；
（6）《询价响应报价明细表》（格式见附件二）；
（7）《询价响应函》（格式见附件三）；
（8）其他满足采购要求的资质文件等。
2、文件的签署和密封要求：
（1）按上述要求制作询价响应文件一正二副叁本，须分别装订成册；并明确标明“正本”和“副本”。 响应文件正本和副本如有不一致之处，以正本为准；
（2）询价响应文件正本和副本均应采用打印或使用不能擦去的黑色或蓝色墨水书写，由响应单位法定代表人或其授权代表在询价文件要求处亲自签署或盖章，并在询价响应文件的每一页上加盖公章，未加盖公章的视为无效页。
（3）询价响应文件须装袋密封，封口处须加盖单位公章，密封袋及相应文件封面上应注明采购项目名称、采购编号、响应单位名称、地址、联系人、联系电话等。
3、采购单位有权拒绝未按上述要求制作的询价响应文件。
（四）、响应文件错误的修正原则
1、响应文件的大写金额与小写金额不一致的，以大写金额为准。总价金额与按单价汇总金额不一致的，以单价金额计算结果为准；单价金额小数点有明细错位的，应以总价为准，并修改单价；
2、对不同文字文本响应件的解释发生异议的，以中文文本为准。
3、供应商不同意以上修正的，其询价响应文件将被拒绝。
（五）、响应文件的补充、修改和撤回
供应商在提交询价响应文件截止时间前，可以对所提交的响应文件进行补充、修改或者撤回，并书面通知采购代理机构。补充、修改的内容作为响应文件的组成部分。补充、修改的内容与响应文件不一致的，以补充、修改的内容为准。
（六）、响应文件的澄清、说明和更正
询价小组在对响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查时，可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。供应商的澄清、说明或者更正不得超出响应文件的范围或者改变响应文件的实质性内容。
询价小组要求供应商澄清、说明或者更正响应文件应当以书面形式作出。供应商的澄清、说明或者更正应当由法定代表人或其授权代表签字或者加盖公章。由授权代表签字的，应当附法定代表人授权书。供应商为自然人的，应当由本人签字并附身份证明。如响应供应商无法在合理时间内出具上述材料（原件）则视为放弃权利。
八、项目的终止
出现下列情形之一的，将终止询价采购活动：
1、因情况变化，不再符合规定的询价采购方式适用情形的；
2、出现影响采购公正的违法、违规行为的；
3、在采购过程中符合竞争要求的供应商或者报价未超过采购预算的供应商不足3家的。
九、询价响应评审办法
响应文件中的报价不超过采购预算，响应内容的质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求，且提出最低报价的供应商确定为成交供应商。
若满足上述要求的最低报价响应供应商超过一家时，则由评审小组在这几家供应商中自行选择成交供应商。
十、凡涉及询价通知的澄清、修改以及该项目的成交结果，均以苏州鸿鑫工程咨询有限公司发布的信息为准。
十一、联系方式
1、采购代理机构：
名    称：苏州鸿鑫工程咨询有限公司
地    址：苏州市相城区嘉元路1018号元联大厦10层
电    话：0512-65981595-8121
传    真：0512-66352628
邮政编码：215000
联 系 人：赵雷
2、采购单位：
名    称：苏州市相城区退役军人事务局
地    址：苏州市相城区聚茂街与文灵路交叉路口
联 系 人：杨洁
电    话：0512-69595096
附件一
 
授权委托书
 
 
本授权委托书声明：  我      （姓名）系             （供应单位名称）的法定代表人，现授权委托          （单位名称）的      （姓名）为我公司代理人，以本公司的名义参加苏州鸿鑫工程咨询有限公司组织实施的编号为           号的询价响应活动。代理人在询价响应活动过程中所签署的一切文件和处理与这有关的一切事务，我均予以承认。
代理人在授权委托书有效期内签署的所有文件不因授权委托的撤销而失效，除非有撤销授权委托的书面通知，本授权委托书自询价响应活动开始至合同履行完毕止。
代理人无转委托权。特此委托。
   
供应商：（盖章）
法定代表人：（签字或盖章）
代理人：（签字或盖章）
　　　　　　年　　  月　　  日
附件二

 

询价响应报价明细表

 
 
响应单位（盖章）：                                    询价编号：
 

序号	项目名称	项目金额	备注
1	区档案中心窗口接待服务及档案外包服务项目	人民币（大写）： 人民币（小写）：

 
 
 
联系人：
联系电话：
公司传真号码：
公司E-mail:
地址：
供应商：（单位盖章）
法定代表人或代理人：（签字或盖章）
年     月     日

附件三：
 
询价响应函
  苏州鸿鑫工程咨询有限公司 ：
   
    我们收到贵公司             号采购文件，经仔细阅读和研究，我们决定参加本次采购活动。
1、我们愿意按照询价采购文件的一切要求，提供本项目的所有内容，我们的报价包括货物、设计、配件、运输、管理、维护、人工、劳保、保险、利润、税金、现场安装(包括安装过程中损坏的修补)、调试达到正常可使用状态、培训、政策性文件规定及合同包含的所有风险、责任等各项应有费用。
2、如果我们的询价响应文件被接受，我们将严格履行采购文件中规定的每一项要求，按期、按质、按量履行合同的义务。
3、如果我们成交，我们将在成交公告发出之日起在询价文件约定的时间内与采购方签订采购合同，否则将视为我方自行放弃关于本次采购的成交人资格，并承担所有因此而对采购方造成的损失。
4．我们已详细审查全部采购文件，包括补充文件(如果有的话)。我们完全理解并同意放弃对这方面有不明及误解的权力。
5、我们愿意提供采购单位在采购文件中要求的所有资料并配合采购方对该等资料的真实性进行验证。
    6、我们愿意遵守采购文件中所列的收费标准。
7、我们承诺该询价响应文件在被接受后至合同履行结束并通过项目验收的全过程中保持有效，不作任何更改和变动。
8、我们声明：我们在参加本次采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录。
供应商：（单位盖章）
法定代表人或代理人：（签字或盖章）
年     月     日

附件四：
商务条款偏离表

序号	采购文件条目号	采购文件的商务条款	响应文件的商务条款	说明

注：供应商的响应文件（除服务要求部分）与采购文件规定的有偏离的，应在此表中说明。未在上表中说明的，如在响应文件其他内容中已有文字说明的，则以已有文字说明为准，否则，将被认为完全响应采购文件的规定。但该表不作为供应商对所投标的物关于商务条款等详细描述和说明的替代。
供应商：（单位盖章）
法定代表人或代理人：（签字或盖章）
日期：   年   月   日